Secretaria de Educação digitaliza mais de 4 mil documentos
Processo inclui arquivos administrativos, escolares e históricos de alunos, com mais de 20 mil documentos ainda previstos para digitalização.
A Secretaria de Educação iniciou um processo de digitalização de documentos administrativos e escolares da rede municipal. Até o momento, cerca de 4.150 arquivos já foram digitalizados, enquanto mais de 20 mil ainda deverão passar pelo procedimento.
O trabalho envolve documentos de todos os departamentos da Secretaria Municipal de Educação (SME) e arquivos das secretarias das unidades de ensino da rede municipal.
O Departamento de Contabilidade foi o primeiro setor incluído no processo. A área reúne documentos encaminhados a órgãos de fiscalização e controle, além de arquivos utilizados na prestação de contas.
Na sequência, a digitalização será realizada nos departamentos Administrativo, de Recursos Humanos, Jurídico e Pedagógico.
Documentos das secretarias das escolas que precisam ser enviados à SME também serão incluídos. O processo contempla ainda históricos escolares e declarações de alunos de unidades de ensino extintas, que permanecem sob responsabilidade da Educação Municipal.
Organização e armazenamento
A secretária de Educação, Carla Rabello, destacou que a digitalização deve facilitar a localização e o envio de documentos.
“Esse trabalho é muito importante porque vai agilizar na localização dos documentos, principalmente, os que estão guardados há mais tempo, e no envio desses arquivos para os órgãos de fiscalização e também para a prestação de contas de programas federais. Além disso, a memória da Secretaria e das escolas estará preservada!”
O processo é coordenado pela servidora Márcia Valéria Muniz. Segundo ela, o trabalho começa com a análise das condições dos documentos físicos e passa pela limpeza do material, com a retirada de grampos e clipes.
Depois, os arquivos são digitalizados em scanner, enquanto os documentos físicos são armazenados em caixas identificadas. Os arquivos digitais são posteriormente enviados para um sistema de armazenamento em nuvem.
A medida também busca reduzir os riscos de perda ou deterioração dos documentos físicos e facilitar o acesso às informações quando houver necessidade de consulta ou atendimento a demandas administrativas.
